كيف تعمل الاحتفاظ بالبيانات وحذفها في Polyosync؟
تشير الاحتفاظ بالبيانات إلى المدة التي يتم فيها تخزين المعلومات.
تشير حذف البيانات إلى إزالة المعلومات من خلال العملية المدعومة ذات الصلة.
كلاهما جزءان مهمان من إدارة بيانات الأعمال بشكل مسؤول.
تعتمد ترتيبات الاحتفاظ والحذف المعمول بها على نوع المعلومات، والوظائف المتاحة على المنصة، والشروط التعاقدية، والمتطلبات القانونية.
ما هي أنواع المعلومات التي قد تتطلب قرارات الاحتفاظ؟
1. ملفات الأعمال.
2. محادثات موظفي الذكاء الاصطناعي.
3. الذاكرة المستمرة.
4. سجلات تنفيذ سير العمل.
5. تاريخ الأتمتة.
6. نتائج العمليات التجارية.
7. معلومات العملاء والمهتمين.
8. الوثائق وموارد المعرفة.
9. المعلومات المتعلقة بالتكامل.
10. السجلات الإدارية والأمنية.
هل تمتلك Polyosync المعلومات لأنها مخزنة على المنصة؟
لا.
تخزين أو معالجة معلومات الأعمال الخاصة بالعملاء لا ينقل ملكية تلك المعلومات إلى Polyosync.
هل يمكن للمنظمات طلب الحذف؟
يمكن للمنظمات الاتصال بدعم Polyosync لمناقشة إجراءات الحذف المتاحة ونطاق الطلب.
تعتمد العملية المحددة على فئة البيانات ذات الصلة والمتطلبات المعمول بها.
هل يؤدي حذف حساب إلى إزالة كل سجل على الفور؟
لا تفترض أن جميع المعلومات تتم إزالتها على الفور أو أن كل سجل مرتبط يتبع نفس جدول الحذف.
قد تظل بعض المعلومات خاضعة لمتطلبات الاحتفاظ المشروعة، أو عمليات النسخ الاحتياطي الفنية، أو الالتزامات القانونية.
يجب أن يتم تحديد المعالجة المعمول بها من خلال سياسة الاحتفاظ ذات الصلة والشروط التعاقدية.
ماذا عن محادثات الذكاء الاصطناعي والذاكرة المستمرة؟
يمكن أن تمثل هذه أنواعًا مختلفة من المعلومات المخزنة.
لا ينبغي افتراض أن حذف محادثة سيؤدي إلى إزالة كل سجل ذاكرة مرتبط ما لم توفر الوظيفة ذات الصلة هذا السلوك بشكل صريح.
ماذا عن مقدمي خدمات الذكاء الاصطناعي الخارجيين؟
قد تكون المعلومات المعالجة من قبل مقدمي خدمات الذكاء الاصطناعي الخارجيين خاضعة لترتيبات احتفاظ منفصلة من قبل المزود.
تعتمد تلك الترتيبات على الخدمة المحددة والشروط التعاقدية المعمول بها.
ماذا عن التكاملات الخارجية؟
لا يؤدي حذف المعلومات من Polyosync بالضرورة إلى حذف السجلات المقابلة في CRM خارجي، أو خدمة بريد إلكتروني، أو نظام متصل آخر.
قد يكون لدى المزود الخارجي إجراءاته الخاصة للاحتفاظ والحذف.
ماذا يجب أن يتضمن طلب الحذف؟
قدم:
1. المنظمة أو مساحة العمل ذات الصلة.
2. فئة المعلومات المعنية.
3. النطاق المطلوب.
4. ما إذا كانت الطلب يتعلق بسجلات محددة أو معلومات على مستوى الحساب.
5. أي متطلبات قانونية أو تعاقدية ذات صلة.
تجنب تضمين بيانات حساسة غير ضرورية في الطلب.
النهج الموصى به
يجب على المنظمات الحفاظ على سياسة احتفاظ مناسبة وفهم أن سجلات التطبيقات، والنسخ الاحتياطية، والأنظمة الخارجية قد تكون لديها عمليات حذف مختلفة.