Como funciona a retenção e exclusão de dados no Polyosync?
A retenção de dados refere-se a quanto tempo as informações são armazenadas.
A exclusão de dados refere-se à remoção de informações por meio do processo de suporte relevante.
Ambos são partes importantes da gestão responsável de dados empresariais.
Os arranjos de retenção e exclusão aplicáveis dependem do tipo de informação, da funcionalidade da plataforma disponível, dos termos contratuais e dos requisitos legais.
Quais tipos de informações podem exigir decisões de retenção?
1. Perfis de negócios.
2. Conversas de funcionários de IA.
3. Memória persistente.
4. Registros de execução de fluxo de trabalho.
5. Histórico de automação.
6. Resultados de processos de negócios.
7. Informações de clientes e leads.
8. Documentos e recursos de conhecimento.
9. Informações relacionadas à integração.
10. Registros administrativos e de segurança.
A Polyosync possui informações porque estão armazenadas na plataforma?
Não.
Armazenar ou processar informações comerciais de clientes não transfere a propriedade dessas informações para a Polyosync.
As organizações podem solicitar a exclusão?
As organizações podem entrar em contato com o Suporte da Polyosync para discutir os procedimentos de exclusão disponíveis e o escopo de um pedido.
O processo específico depende da categoria de dados relevante e dos requisitos aplicáveis.
Excluir uma conta remove automaticamente cada registro imediatamente?
Não presuma que todas as informações sejam removidas instantaneamente ou que cada registro associado siga o mesmo cronograma de exclusão.
Certas informações podem permanecer sujeitas a requisitos legítimos de retenção, processos técnicos de backup ou obrigações legais.
O tratamento aplicável deve ser determinado pela política de retenção relevante e pelos termos contratuais.
E quanto às conversas de IA e à memória persistente?
Essas podem representar diferentes tipos de informações armazenadas.
Excluir uma conversa não deve ser assumido como remover cada registro de memória relacionado, a menos que a funcionalidade relevante forneça explicitamente esse comportamento.
E quanto aos provedores externos de IA?
As informações processadas por provedores externos de IA podem estar sujeitas a arranjos de retenção separados do provedor.
Esses arranjos dependem do serviço específico e dos termos contratuais aplicáveis.
E quanto às integrações externas?
Excluir informações do Polyosync não exclui necessariamente os registros correspondentes em um CRM externo, serviço de e-mail ou outro sistema conectado.
O provedor externo pode ter seus próprios procedimentos de retenção e exclusão.
O que deve ser incluído em um pedido de exclusão?
Forneça:
1. A organização ou espaço de trabalho relevante.
2. A categoria de informações envolvidas.
3. O escopo solicitado.
4. Se o pedido diz respeito a registros específicos ou informações em nível de conta.
5. Quaisquer requisitos legais ou contratuais aplicáveis.
Evite incluir dados sensíveis desnecessários no pedido.
Abordagem recomendada
As organizações devem manter uma política de retenção adequada e entender que os registros de aplicativos, backups e sistemas de terceiros podem ter processos de exclusão diferentes.