Ce responsabilități au afacerile atunci când procesează date personale prin Polyosync?
Organizațiile care folosesc Polyosync pot procesa informații personale referitoare la clienți, angajați, perspective și alte persoane.
Astfel de procesări pot fi supuse legislației privind protecția datelor, inclusiv GDPR-ul din Marea Britanie, GDPR-ul din UE sau alte cerințe de confidențialitate aplicabile.
Polyosync oferă tehnologie pentru operațiunile de afaceri, dar utilizarea platformei nu elimină responsabilitățile legale ale unei organizații.
Ce sunt datele personale?
Datele personale sunt informații referitoare la o persoană identificată sau identificabilă.
Exemple pot include:
1. Nume.
2. Adrese de email.
3. Numere de telefon.
4. Comunicații cu clienții.
5. Detalii despre întâlniri.
6. Informații despre angajați.
7. Alte informații care pot identifica o persoană direct sau indirect.
Cine este responsabil pentru decizia privind utilizarea datelor personale?
Pentru multe cazuri de utilizare a afacerilor, organizația clientului determină scopurile și mijloacele de procesare a datelor personale.
În funcție de activitate, aceasta poate face organizația un operator de date conform legislației aplicabile.
Polyosync poate acționa ca un procesor pentru anumite activități direcționate de client.
Rolurile legale exacte depind de activitatea de procesare și de acordurile aplicabile.
Ce ar trebui să ia în considerare organizațiile înainte de a utiliza datele personale?
1. Dacă există o bază legală adecvată pentru procesare.
2. Dacă persoanele au primit informațiile necesare privind confidențialitatea.
3. Dacă informațiile sunt necesare pentru scopul dorit.
4. Dacă informațiile sensibile necesită măsuri suplimentare de protecție.
5. Dacă utilizatorii relevanți sunt autorizați.
6. Dacă integrările externe introduc procesări suplimentare.
7. Dacă perioadele de păstrare sunt adecvate.
8. Dacă transferurile internaționale necesită măsuri specifice de protecție.
Pot angajații AI să proceseze date personale?
Angajații AI pot procesa informații personale atunci când acestea sunt relevante pentru o operațiune de afaceri autorizată.
Organizațiile ar trebui să evalueze dacă procesarea dorită este legală și adecvată.
Ar trebui afacerile să încarce fiecare înregistrare disponibilă a clienților?
Nu.
Minimizarea datelor este un principiu important de confidențialitate.
Numai informațiile rezonabil necesare pentru scopul dorit ar trebui furnizate.
Ce se întâmplă cu datele din categorii speciale sau foarte sensibile?
Organizațiile ar trebui să evalueze cerințele legale, contractuale și de securitate suplimentare înainte de a procesa informații sensibile.
Nu presupuneți că fiecare categorie de informații sensibile este adecvată pentru fiecare flux de lucru AI.
Utilizarea Polyosync face automat o afacere conformă cu GDPR?
Nu.
Conformitatea depinde de activitățile de procesare ale organizației, obligațiile legale, contractele și măsurile tehnice și organizaționale.
Utilizarea unei platforme software nu stabilește independent conformitatea.
Abordare recomandată
Definiți scopul fiecărei activități de procesare, minimizați informațiile personale inutile, revizuiți obligațiile legale aplicabile și configurați operațiunile AI în consecință.